Home   Privacy reglement

Privacy reglement

1. Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bij Gastouderopvang De Girafjes gaan we zeer zorgvuldig om met de privacy van onze kinderen, ouders, medewerkers, stagiaires en sollicitanten. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen AVG). Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de kinder-/gastouderopvang worden verwerkt en bewaard waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de AVG. Voor vragen of opmerkingen over ons Privacyreglement kunt u contact opnemen via het emailadres info@degirafjes.nl

2. Het verwerken van klantgegevens

Bij Gastouderopvang De Girafjes verzamelen en verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de kinder-/gastouderopvang, waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de AVG. Onze klantgegevens (gegevens van ouders en kinderen) worden geregistreerd met als doel:

  • Het verwerken en bewaren van adres
  • Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van het kind.

Hieronder hebben wij aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.

  • Contact via website

Nieuwe (potentiële) ouders kunnen contact met ons opnemen via de website. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor een contactmoment. Zodra er contact is geweest tussen Gastouderopvang De Girafjes en de ouder(s) worden deze gegevens direct verwijderd.

2.2 Inschrijven kinderen

Als ouders besluiten hun kind bij Gastouderopvang De Girafjes in te schrijven wordt er een overeenkomst tussen de ouders en Gastouderopvang De Girafjes opgesteld. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen:

Ouders:

  • Volledige naam van de ouder(s)
  • Adresgegevens
  • E-mailadres(sen)
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum(s)
  • Adresgegevens in verband met een noodgeval
  • Telefoonnummer(s) in verband met een noodgeval

Kind:

  • Volledige naam van het kind
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Soort opvang
  • De tijden waarop het kind wordt opgevangen

Bij het opslaan van deze gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de Belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2.3 Kind dossier

Zodra de opvang van start gaat wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en het welzijn en welbevinden van het kind. In het kind dossier worden de volgende gegeven vastgelegd en gedurende de periode van opvang bijgewerkt:

  • Documenten en gegevens die betrekking hebben op het kind
  • Afspraken tussen ouder(s) en het kind ten behoeve van de opvang
  • Toestemmingsformulieren

Ook hier hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de Belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegeven.

2.4 Bewaartermijn

Gegevens van personen worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij hanteren wij wettelijke termijnen en temrijnen die door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aanbevolen. De hier onderstaande bezwaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.

Gegevens van de ouder(s):

Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
De overeenkomst / contract 7 jaar Wettelijk
Financiële gegevens / transacties 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 7 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 7 jaar Aanbevolen
Bankrekeningnummer 7 jaar Aanbevolen
E-mailadres 7 jaar Aanbevolen
Telefoonnummer 7 jaar Aanbevolen

Gegevens van het kind:

Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 7 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 7 jaar Aanbevolen
Medische gegevens 7 jaar Aanbevolen
Gezondheidsgegevens 7 jaar Aanbevolen
Gegevens ontwikkeling kind 7 jaar Aanbevolen
(Dag)boek / overdracht 7 jaar Aanbevolen
Beeldmateriaal* 7 jaar Aanbevolen

Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat we hier uiterst zorgvuldig mee omgaan en ook bij het delen van foto’s van een internetpagina of op social media de bewaartermijn in acht nemen. Gastouderopvang De Girafjes publiceert alleen foto’s op haar social media pagina.

3. Uitwisseling van klantgegevens

3.1 Wettelijke uitwisseling van gegevens

Gastouderbureau De Girafjes verstrekt nooit zonder duidelijke toestemming van de ouders gegevens aan derden tenzij hier in het kader van wettelijke bepalingen reden toe is, zoal bijvoorbeeld in het kader van de Toeslag Kinderopvang.

Gegevens worden in het kader van de Toeslag Kinderopvang doorgegeven aan de Belastingdienst. Het gaat hierbij om de volledige naam van het kind, de adresgegevens, het BSN van het kind en de ouder(s) en de tijden van opvang die worden afgenomen.

De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximum aantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind (naam en geboortedatum) vragen. Deze zullen wij dan ook verstrekken.

Gegevens kunnen inzichtelijk worden gemaakt bij de accountant (die beroepsgeheim heeft)

3.2 Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind

Soms kan het voorkomen dat we ons zorgen maken over (de ontwikkeling van) het kind. U kunt hierbij denken aan fysieke verzorging, geestelijke verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren. In het belang van het kind kan het dan nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden, zoals de GGD, het consultatiebureau, de school, maatschappelijk werk etc. Gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als de ouder(s) hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven. Zijn er zorgen om het kind dan heeft Gastouderbureau De Girafjes de plicht om met de ouders in gesprek te gaan. Samen met de ouders wordt gekeken hoe we deze zorgen omtrent het kind kunnen wegnemen en tot een oplossing voor het kind kunnen komen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig groot zijn dat de gezondheid, de ontwikkeling of veiligheid van het kind in het gedrang zijn, zien we ons genoodzaakt en zijn wij verplicht om melding te maken bij Veilig Thuis. Wij zullen de ouders hier vooraf over informeren.

4. Gegevens stagiaires

Net als bij onze klanten en gaan we bij Gastouderopvang De Girafjes zeer zorgvuldig om met de gegevens van onze stagiaires. Hierbij werken wij volgens de uitgangspunten zoals deze door de Autoriteit Persoonsgegevens worden gehanteerd.

  • Wij verwerken en bewaren alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor wettelijke verplichte doeleinden, salarisbetalingen, verlofregeling, gevolgde opleidingen, te volgen opleidingen, begeleiding en coaching, het functioneren van de stagiaire of gegevens die noodzakelijk of bepalend zijn bij de uitvoering van de functie van de stagiair.
  • Gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de (arbeids-)overeenkomst, zoals het salarisadministratiekantoor.
  • Gegevens worden nooit zonder duidelijke toestemming van de stagiaire aan derden verstrekt, tenzij hier een wettelijke verplichting voor is.
  • De gegevens van de stagiair worden uiterlijk twee jaar nadat de overeenkomst is beëindigd verwijderd. Mocht hier aanleiding toe zijn, bijvoorbeeld als er sprake is van een conflict, dan kan deze termijn verlengd worden met een maximale termijn van 10 jaar.

5. Opslagsystemen

Voor het verwerken en bewaren van gegevens maakt Gastouderopvang De Girafjes gebruik van:

  • Verplicht gebruik van toegangscontrole d.m.v. wachtwoorden
  • Dagelijkse back-up en de mogelijkheid tot herstelprocedure
  • Beveiligde netwerkverbindingen
  • Opslaan van gegevensbestanden binnen een beveiligde omgeving
  • (Sub)verwerkers overeenkomsten met derden

6. Overige afspraken

In het kader van AVG hebben wij ook extra afspraken gemaakt:

  • Ouders en stagiaires hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te vullen of te beperken mits dit niet de wettelijke verplichtingen in de weg staat
  • Privacy gevoelige informatie wordt altijd met de ouder(s) besproken zonder dat hier andere ouders bij aanwezig zijn
  • Er wordt binnen de opvang nooit over elkaar gesproken en er worden onderling geen privacy gevoelige gegevens uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene
  • Er worden nooit privégegevens van medewerkers of gastouder verstrekt aan ouder(s)

7. Klachten omtrent het privacy reglement

7.1 Intern klachtenbeleid

Heb je een klacht met betrekking tot de gegevensverwerking of de uitvoering hiervan, dan kun je in eerste instantie contact opnemen met: M.F.H.B. Brinkmans-Jochems via info@degirafjes.nl.

7.2 Extern klachtenbeleid

Kom je er intern niet uit of heb je het gevoel dat je klacht niet serieus genomen wordt, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens